在通過外貿出口代理借助傳真機與西班牙客戶溝通時，首先要注意格式規(guī)范。傳真的開頭需清晰注明公司名稱、地址、聯系方式以及傳真號碼等信息。正文部分，語言要簡潔明了，突出重點，因為傳真紙張篇幅有限。

其次，時間選擇很關鍵。西班牙與我國有時差，要選在西班牙當地正常工作時間發(fā)送傳真，避免打擾客戶。一般當地上午9點到下午6點較為合適。

再者，傳真內容盡量使用雙語，西班牙語和英語，方便客戶閱讀理解。發(fā)送前務必檢查傳真內容，確保數據、條款準確無誤。同時，發(fā)送后及時與客戶確認是否收到，可電話聯系，以保證溝通順暢，助力外貿出口業(yè)務更好開展。

記得準備好清晰的文件，要是內容模糊，客戶可能看不清關鍵信息，影響合作。而且傳真紙可能會褪色，重要內容后續(xù)最好再發(fā)份郵件留存。

傳真機設置要調好，比如分辨率，確保傳過去的文件清晰。還有，要提前了解客戶接收傳真的習慣，有的客戶可能指定特定號碼接收。

在傳真里加上公司logo等標識，提升公司形象。另外，不要發(fā)太長的文件，若內容多，可先傳真摘要，再附上郵件詳說。

傳真語氣要禮貌正式，畢竟是商務溝通。如果有附件，要在正文里說明清楚附件內容，方便客戶查閱。

傳真前預估下頁數，過長的文件先整理或分批次發(fā)，不然客戶接收時可能紙張卡住，影響接收。

準備一些常用的西班牙語傳真話術模板，這樣可以提高效率，也能保證表達的準確性。

如果是緊急事項，最好在傳真前先電話告知客戶，讓對方有所準備及時接收。

定期清理傳真機，保證機器運行良好，避免因機器故障導致傳真發(fā)送失敗。